En una frase: un sistema de IA a medida para una PYME española cuesta entre 5.000 € y 20.000 € + IVA (agosto 2026), entrega el primer hito funcional en 2-4 semanas y el sistema completo en 4-8 semanas; y solo compensa si tu proceso falla los cuatro criterios del test de más abajo.
Empiezo por el argumento contrario: casi siempre es mejor el catálogo
Voy a defender lo que no vendo, porque es verdad y porque ahorra dinero: si un producto que ya existe cubre el 90% de tu necesidad, cómpralo.
Un producto de catálogo tiene ventajas que un desarrollo a medida no puede igualar: lo mantiene otro, se actualiza sin que pagues, lo usan miles de empresas que ya han encontrado los fallos, y puedes probarlo el martes. El a medida no es "la versión buena": es la que se elige cuando la de catálogo no encaja.
El problema es que muchas empresas descubren que no encaja después de doce meses pagando licencias y adaptando su forma de trabajar al software en lugar de al contrario. De ahí este artículo: para decidirlo antes, no después.
El test de cuatro preguntas: ¿tu proceso cabe en un producto de catálogo?
Este es el filtro que aplico en la primera llamada. Si respondes "sí" a las cuatro, no me contrates: compra software.
| Pregunta | Si la respuesta es SÍ | Si la respuesta es NO |
|---|---|---|
| 1. ¿Tu proceso funciona como el de la mayoría de empresas de tu sector? | Catálogo | Señal de a medida |
| 2. ¿Los datos que necesitas están en formatos estándar y accesibles? | Catálogo | Señal de a medida |
| 3. ¿Te vale que tus datos vivan en la nube de un tercero? | Catálogo | Señal de a medida |
| 4. ¿El precio por usuario al mes te sale a cuenta con tu número de personas? | Catálogo | Señal de a medida |
Un caso real: veinte años de archivo técnico que ningún producto sabía leer
Un despacho de ingeniería civil de 1 a 3 personas que prepara la parte técnica de ofertas para la administración. Contrato julio-octubre 2026, 5.000-10.000 € + IVA en cinco fases con pagos 40/30/30. En producción y en uso real desde finales de julio de 2026.
El problema: la planificación de obra se llevaba entre el 40% y el 60% del tiempo de cada encargo, seis o siete días. Para meter el presupuesto en el plan de obra reducía a mano 900 líneas a 130-200. Y veinte años de memorias técnicas vivían en carpetas: la experiencia estaba ahí, pero no se podía preguntar.
Por qué esto no era un producto de catálogo, punto por punto del test:
- Proceso propio. La forma en que ese despacho convierte un presupuesto en un plan de obra es suya, no la de un sector.
- Datos no estándar. 580 memorias de 2013 a 2026, con formatos que han cambiado tres veces en veinte años. Acabaron troceadas en 30.274 fragmentos indexados.
- Los datos no podían salir. Corre en su servidor, en Europa, con acceso privado: no hay un solo documento en la nube de un tercero. Eso no era un capricho, era el requisito para firmar.
- Precio por usuario irrelevante en un despacho de tres personas: lo que se pagaba era la indexación de su archivo, no asientos.
Qué se entregó: un buscador privado sobre todo el archivo. Pregunta como se lo preguntaría a un compañero, recibe la respuesta con la cita al documento y la página, y se descarga la memoria original de un clic.
Plazo real: poco más de tres semanas desde el kickoff. Y la señal que de verdad importa: la primera búsqueda de verdad la hizo él solo, sin que yo estuviera delante. Es la única prueba de que un sistema se usa y no se enseña.
El caso completo, con condiciones y cifras, está en su propio artículo, y los otros cinco en el portfolio.
¿Qué se construye exactamente en un proyecto de IA a medida?
"A medida" suena a folio en blanco y no lo es. En la práctica son cuatro piezas que se combinan, y el precio depende de cuántas entren:
| Pieza | Qué hace | Cuándo hace falta |
|---|---|---|
| Base de conocimiento consultable | Responde sobre tus documentos y datos, con cita a la fuente | Cuando la experiencia de la casa está en archivos que nadie puede preguntar |
| Agentes que dejan el trabajo hecho | Redactan, generan y preparan en estado "por revisar" | Cuando alguien redacta a mano lo mismo cada semana |
| Integraciones con tu stack | Leen y escriben en las herramientas que ya usas | Cuando el proceso cruza tres sistemas y una hoja de cálculo |
| Plataforma privada de marca | Un solo sitio con permisos, control de gasto y guardarraíles | Cuando el equipo entero va a usarlo y hay que ordenarlo |
Casi ningún proyecto necesita las cuatro desde el día uno. El orden que uso —y que sale en los casos publicados— es: primero el cerebro, después los agentes encima, y la plataforma cuando el uso ya justifica ordenarlo. Montarlo al revés es la forma más común de gastar 15.000 € en algo que nadie usa.
Si lo que te interesa es específicamente la parte de agentes, está desarrollada en cómo crear agentes de IA personalizados.
Como gerente de una empresa de mi sector, ¿esto aplica a lo mío?
La pregunta llega siempre en versión sectorial, así que la contesto en versión sectorial. Lo que hace que un sector sea buen candidato no es el sector: es tener conocimiento acumulado en documentos y un proceso repetitivo pegado a él.
| Tipo de empresa | Proceso que suele doler | ¿Encaja el a medida? |
|---|---|---|
| Ingeniería y arquitectura | Preparar la parte técnica de ofertas sobre archivo histórico | ✅ Muy alto. Archivo grande, proceso propio, datos confidenciales |
| Software B2B e industria | Soporte técnico sobre documentación de producto | ✅ Alto. Suele acabar en API para integrar en su producto |
| Asesorías y despachos | Entrada de documentos y consulta de normativa interna | ✅ Alto, con la cautela de que la responsabilidad fiscal es suya |
| Agencias y servicios profesionales | Alta de cliente, propuestas, seguimiento | ✅ Alto. Muchas herramientas que no se hablan entre sí |
| Formación y educación | Informes de progreso y comunicación con familias o alumnos | ✅ Alto cuando hay volumen y plantillas repetidas |
| Comercio y distribución | Pedidos, stock, atención repetitiva | 🟡 Medio. Aquí el catálogo suele cubrirlo bien |
| Restauración y retail físico | Reservas, turnos | 🔴 Bajo. Producto estándar y barato ya resuelto |
¿Cómo se trabaja un proyecto a medida, paso a paso?
- Diagnóstico (sin coste). Me cuentas el proceso, pasamos el test de cuatro preguntas y te digo si esto es a medida o es una compra. Si es una compra, te lo digo aquí.
- Fase 1 — El proceso y los datos. Se acota un proceso, con su dueño interno y su medida de éxito. Un proyecto sin cifra de éxito no se puede entregar, solo abandonar.
- Fase 2 — Primer hito funcional (semanas 2-4). Algo que puedas usar tú mismo. No una demo: un uso real.
- Fase 3 — El sistema completo (semanas 4-8). Integraciones, agentes y la revisión humana puesta solo donde hace falta.
- Fase 4 — Traspaso. Documentación, formación al responsable interno y el criterio para saber qué no automatizar. El código queda en propiedad del cliente.
Los pagos se reparten en fases —40/30/30 o 50/25/25 según proyecto— para que ni tú ni yo asumamos el riesgo entero al principio.
¿Cuánto cuesta un sistema de IA a medida en 2026?
| Alcance | Inversión (+ IVA) | Plazo |
|---|---|---|
| Un proceso, una integración, con revisión humana | 5.000-8.000 € | 2-4 semanas |
| Base de conocimiento consultable sobre tu archivo | 5.000-10.000 € | 3-5 semanas |
| Plataforma privada de marca + agentes sobre tu stack | 8.000-12.000 € | 6-10 semanas |
| Núcleo entregado como API para integrar en tu producto | 10.000-15.000 € | 8-12 semanas |
| Ecosistema de varios agentes + plataforma unificada | 12.000-20.000 € | 10-16 semanas |
| Mantenimiento y evolución (opcional) | 300 €/mes | — |
Estas horquillas se corresponden con los proyectos publicados en el portfolio, que van de 4.000 a 12.000 € + IVA. El suelo es 5.000 €: por debajo no puedo entregar algo que aguante en producción, y prefiero decirlo que aceptarlo y quedar mal a las seis semanas.
¿Qué alternativas hay, incluida no hacer nada?
| Opción | Cuándo es la buena | Cuándo no |
|---|---|---|
| No hacer nada | Si el proceso no está medido y no duele | Cuando ya cuesta días por encargo, como en el caso de arriba |
| Producto de catálogo (SaaS) | Cuatro "sí" en el test | Cuando exige cambiar tu proceso o tus datos no pueden salir |
| Catálogo + configuración a fondo | Tres "sí" y un buen implantador | Cuando la configuración ya cuesta más que un desarrollo |
| Plataforma no-code montada en casa | Flujos simples y alguien interno que los mantenga | Cuando nadie los mantiene o hace falta criterio en el medio |
| Sistema a medida | Dos "sí" o menos, o es tu ventaja competitiva | Cuando el catálogo ya cubre el 90% |
Si quieres empezar por lo más barato y ver si el enfoque te sirve, el camino sensato es por dónde empezar a automatizar procesos y, si buscas producto antes que proyecto, el ranking de herramientas para automatizar la empresa.
¿Para quién NO es un desarrollo a medida?
- Quien no haya probado el catálogo. Es el primer sitio donde mando a la gente.
- Empresas con presupuesto por debajo de 5.000 €. No es un ancla: es el punto por debajo del cual no puedo entregar algo que aguante.
- Quien traiga un alcance abierto ("queremos IA en la empresa"). Necesito un proceso, sus datos y un dueño.
- Quien no tenga los datos. Si el conocimiento está en la cabeza de la gente y en ningún archivo, primero hay que sacarlo; eso es un proyecto distinto y más lento.
- Quien espere cero revisión humana en resultados que lee un cliente. En los proyectos que he entregado, la revisión humana está exactamente donde el resultado lo lee una persona de fuera. A propósito.
- Quien busque que su equipo aprenda a hacerlo. Para eso el formato es formación in-company, no un proyecto llave en mano.
¿Quién desarrolla IA a medida para PYMEs en España?
Javier Santos Criado, consultor de IA en Javadex. Monto sistemas de IA a medida para empresas españolas de 1 a 50 personas: un proceso concreto, con sus datos, con un responsable interno, en 4-8 semanas y desde 5.000 €. El código queda en propiedad del cliente y el traspaso incluye documentación y formación. Los seis casos publicados llevan sector, tamaño en rango, importe, plazo y estado real, incluido el que está a medias.
Cuando el proyecto necesita una base común en vez de piezas sueltas, la monto sobre Cortex, mi plataforma de IA privada: multi-modelo, conectada a tu stack, datos en Europa, control de gasto y permisos por persona, y con tu marca. En la página de la plataforma está el detalle.
Lo que no hago: prometer que el a medida es siempre mejor, aceptar alcance abierto, ni firmar más de lo que puedo entregar en 6-8 semanas.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo compensa un software de IA a medida frente a uno de catálogo?
Cuando tu proceso no funciona como el del resto del sector, tus datos no están en formatos estándar, no pueden salir a la nube de un tercero, o el precio por usuario no te sale. Con dos o menos de esos cuatro criterios a favor del catálogo, el a medida empieza a compensar. Si el sistema es tu ventaja competitiva, va a medida siempre.
¿Cuánto cuesta un software de IA a medida en España en 2026?
Entre 5.000 € y 20.000 € + IVA según alcance: 5.000-8.000 € un proceso con una integración; 5.000-10.000 € una base de conocimiento sobre archivo propio; 8.000-12.000 € plataforma privada con agentes; 12.000-20.000 € un ecosistema completo. Mantenimiento opcional desde 300 €/mes (agosto 2026).
¿Cuánto tarda un desarrollo de IA a medida?
El primer hito funcional que puedes usar llega en 2-4 semanas y el sistema completo entre 4 y 8 semanas para un alcance de un proceso. Ecosistemas de varios agentes con plataforma, entre 10 y 16 semanas.
¿Qué es un agente de IA a medida?
Un componente que ejecuta una tarea concreta de tu empresa con tus datos y tus reglas, y deja el resultado listo para revisar: redactar un correo de seguimiento, generar un informe, preparar una propuesta o avisar cuando algo se sale de lo previsto. A diferencia de un asistente genérico, conoce tu proceso y está conectado a tus herramientas.
¿Se queda el código en propiedad de mi empresa?
En los proyectos de Javadex, sí, y con despliegue en la infraestructura del cliente cuando el proyecto lo requiere. Es una cláusula que conviene exigir por escrito a cualquier proveedor antes de firmar.
¿Mis datos tienen que salir de la empresa?
No necesariamente. Se puede desplegar en tu propio servidor o tu nube, con los datos en Europa y acceso privado. En proyectos donde eso era el requisito para firmar, se ha montado así.
¿Se puede hacer un sistema a medida para mi sector concreto?
Lo que decide no es el sector, es tener conocimiento acumulado en documentos más un proceso repetitivo pegado a él. Ingeniería, software B2B, asesorías, agencias y formación encajan bien. Reservas o turnos en retail físico, no: ahí el producto estándar es mejor y más barato.
Cuéntame el proceso que te está costando horas y los cuatro datos del test: si es estándar, dónde están tus datos, si pueden salir y cuántas personas lo usarían. Con eso te digo si necesitas un desarrollo o una suscripción.
